Was ist ein Ideenmanagementsystem?

Von Kathryn / Wazoku, übersetzt von Anna Caterina Krupp / ISS Software GmbH

In einem vorherigen Beitrag haben wir diskutiert, wie das Ideenmanagement den Prozess der Sammlung und Erfassung von Ideen innerhalb einer Organisation oder Gemeinschaft strukturiert. Damit das Ideenmanagement in einem Unternehmen aber wirklich effektiv ist, sind drei Dinge notwendig:

  • ein definiertes Prozessmodell,
  • ein klarer Fokus auf Innovation &
  • die richtigen Werkzeuge, um dieses Modell zu verwalten, z.B. ein Ideenmanagementsystem.

Das übergeordnete Ziel eines Ideenmanagementsystems ist es, die wertvollsten Ideen für die Umsetzung zu identifizieren und auszuwählen. Im Idealfall sollte das von Ihnen gewählte System aber noch viel mehr tun als das!

Verbesserung des Prozesses

Ein Ideenmanagementsystem gestaltet den Ideenmanagementprozess einfacher, offener, kooperativer – und damit effektiver. Es ermöglicht die strukturierte Erfassung und Bewertung von Ideen innerhalb eines Unternehmens. Ein zentraler Ort – an dem die von den Mitarbeitern eingereichten Ideen erfasst und gespeichert werden – ermöglicht es, Ideen an einer Stelle zu diskutieren, zu teilen, zu entwickeln und abzuschließen. Unternehmen, die diesen Prozess effektiv steuern, profitieren von höheren Einnahmen und einer engagierteren, produktiveren Belegschaft.

Was verstehen wir unter „System“?

Traditionell wurde der Prozess der Ideenfindung über eine Ideenvorschlagsbox durchgeführt, in der Ideen eingereicht und einige wenige für die weitere Entwicklung ausgewählt wurden. Selten gab es Feedback über das Ergebnis dieser Ideen. Diese Art von System ließ zudem keinen Raum für eine breitere Zusammenarbeit oder Beteiligung anderer Mitarbeiter.

Heutzutage gibt es spezielle Ideensoftware-Tools, die die Arbeit und den Umgang mit Ideen erleichtern. Dies sind oft cloudbasierte Online-Tools, auf die alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben. Diese webbasierten Systeme erfordern keine Installation und nur minimale Einrichtung. Sie können von jedem Gerät – ob PC, Tablet oder Smartphone – aus aufgerufen werden. So ermöglichen sie eine kollaborativere und offenere Ideengenerierung und -bewertung.

Das Wesentliche

In seiner einfachsten Form bietet ein Ideenmanagementsystem den Mitarbeitern die Möglichkeit, Ideen einzureichen, die dann von anderen bewertet werden können.

Im Idealfall sollte ein Ideenmanagementsystem aber auch Folgendes leisten:

  • Überblick über die eingereichten Ideen sowie Aufforderungen, Entscheidungen zu treffen und Feedback zu geben.
  • Überwachung des Fortschritts der Ideen, indem über den Stand der Ideen auf dem Laufenden gehalten wird – in der Regel in Form von E-Mail- oder In-App-Benachrichtigungen.
  • Einfache Information Ihrer Mitarbeiter über den Status ihrer Ideen.
  • Ermöglichung einer unternehmensweiten Zusammenarbeit – ein offenes, transparentes System ermöglicht es jedem, alle Ideen zu sehen und zu bewerten.
  • Förderung von Innovationen in Ihrem Unternehmen durch kollaborative, engagierte und sichtbare Gestaltung des Ideenmanagements.
  • Bereitstellung von Trends und Metriken – Analyse von Ideendaten, Aufzeigen von Mustern und Trends, Erkennung der wichtigsten Innovatoren und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Zusätzliche Extras

Anspruchsvollere Tools können einige zusätzliche Funktionen beinhalten, die Ihrem Unternehmen von Nutzen sein könnten, z.B.:

  • Integrationsmöglichkeiten für die Arbeit mit Ihren bestehenden Systemen, wie z.B. Single-Sign-On-Funktionen, Integration mit Projektmanagement-Tools, Import/Export von Daten in andere Softwareprogramme.
  • Soziale Instrumente wie Abstimmungen und Kommentare, die die Kommunikation verbessern und die Verbreitung von Ideen erleichtern.
  • Geschlossene/Offene Gruppen für Flexibilität bei der internen und externen Ideenfindung.